Typowe błędy przy składaniu w deklaracji VAT, czyli Umsatzsteuererklärung w Niemczech

Łatwo jest popełnić błędy podczas składania deklaracji VAT w Niemczech. Skutki takiego działania mogą się skończyć wizytą bez uprzedzenia kontrolera z urzędu skarbowego, który zażąda wglądu w dokumentację VAT. Nie musi tak jednak być. 

Jakie zatem są typowe błędy popełniane przy wypełnianiu deklaracji Umsatzsteuererklärung oraz sposoby na ich uniknięcie? Okazuje się, że najczęściej popełnia się błędy w prowadzeniu księgowości i zakładaniu firmy. Wynikają one nierzadko z nieznajomości przepisów. A oto najczęstsze zaniedbania i błędy: 

Błędy założycieli przy zakładaniu firmy

Wiele firm rozpoczyna działalność jako GmbH, chociaż nie jest to korzystne dla wielkości firmy z perspektywy podatkowej lub kiedy nie przynosi ona jeszcze żadnych zysków. Konsekwencją nieprawidłowej formy prawnej może być sytuacja, że wynagrodzenie dyrektora zarządzającego będzie podlegać już opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Brakujące umowy (umowy o pracę, najmu lub pożyczek) z członkami rodziny, którzy pomagają w biznesach założycieli i młodych start-upów, skutkują często tym, że odliczenie podatkowe zostaje odrzucone, osobiste ulgi podatkowe są rozdawane, a model oszczędności podatkowych staje się modelem strat podatkowych.

Pułapki czyhające w deklaracji Umsatzsteuererklärung

Z powodu niewiedzy lub pod presją czasu można popełnić szereg błędów lub pomyłek w związku z deklaracją VAT, które przynajmniej sprawią, że pracownicy urzędu skarbowego nabiorą podejrzeń. W najgorszym przypadku urząd skarbowy może się pojawić niezapowiedziany w celu przeprowadzenia kontroli VAT. W przypadku poważnych błędów audytor może przejść bezpośrednio do specjalnego audytu VAT bez nakazu audytu i sprawdzić wszystko. Najlepszym sposobem na uniknięcie tych problemów jest upewnienie się, że jest się dobrze poinformowanym o podatku VAT i podatku naliczonym. Oto najważniejsze punkty, na jakie należy zwrócić uwagę:

• Przede wszystkim należy wyjaśnić, czy jest się przedsiębiorcą w rozumieniu ustawy o VAT i czy można przyjąć, że dostawa lub usługa ma charakter odpłatny.
• Ważną kwestią jest, czy podatek jest płacony terminowo, tj. czy VAT jest deklarowany w miesiącu wykonania dostawy lub usługi, czy jednak czeka się na fakturę przychodzącą i otrzymanie zapłaty.

• Jeśli udostępnia się swoim pracownikom pojazd do użytku prywatnego lub towary z własnego magazynu, to powstaje obowiązek podatkowy VAT, o którym często się nie myśli.
• Jeśli zmieni się podstawa opodatkowania w deklaracji VAT, np. z powodu przyznania rabatów lub nieotrzymania wynagrodzenia (niem. Forderungsausfall), podatek VAT również ulegnie zmianie z mocą wsteczną.
• Być może będzie trzeba zwrócić podatek naliczony, który został wcześniej odliczony, co również powinno zostać odnotowane.
• Czasami trzeba również skorygować faktury, które zostały wystawione nieprawidłowo lub otrzymano za nie nieprawidłowe płatności. Oba te przypadki prowadzą do zmiany podstawy opodatkowania VAT i podatku naliczonego – nie zawsze na korzyść podatnika.

Zaliczkowe deklaracje VAT, czyli Umsatzsteuervoranmeldungen – o czym pamiętać

Zasadniczo zaliczkową deklarację VAT (Umsatzsteuervoranmeldung – UStVA) należy złożyć elektronicznie w swoim urzędzie skarbowym i ubiegać się o certyfikat uwierzytelnionej transmisji danych. Certyfikat jest przechowywany jako plik na komputerze i automatycznie odczytywany przez program za każdym razem, gdy jest przesyłany za pośrednictwem ELSTER. Elektroniczna transmisja deklaracji VAT jest również możliwa przy użyciu karty do podpisu, specjalnego bezpiecznego pendrive’a (Sicherheitsstick) lub dowodu osobistego i czytnika. Częstotliwość składania deklaracji VAT zależy od faktycznie zapłaconego podatku VAT w poprzednim roku. Ogólna zasada jest taka, że im więcej podatku VAT się płaci, tym częściej trzeba składać deklaracje.

• Jeśli kwota do zapłaty (VAT [Umsatzsteuer] ./. podatek naliczony [Vorsteuer]) w roku kalendarzowym wynosi do 1000 euro, wystarczy jedna roczna deklaracja VAT.
• Jeśli roczny podatek wynosi od 1000,01 euro do 7500 euro, w przyszłości będzie trzeba składać raporty kwartalne i miesięczne.
• Jeśli przy zakładaniu firmy nie ma obrotów z poprzedniego roku, należy zawsze składać raporty miesięczne z góry w roku założenia firmy i w roku następnym, niezależnie od rocznego podatku. 

Aby zmniejszyć koszty biurokratyczne dla start-upów, rozporządzenie to zostało jednak zawieszone od 2021 do 2026 r. Deklarację zaliczkową należy złożyć najpóźniej do 10 dnia po zakończeniu każdego okresu rozliczeniowego, niezależnie od okresu rozliczeniowego. Przykład: W przypadku deklaracji VAT za marzec – najpóźniej do 10 kwietnia.

Wniosek o stałe przedłużenie, czyli Dauerfristverlängerung

Jeśli okres ten jest dla przedsiębiorcy zbyt krótki, powinien on złożyć wniosek o jego stałe przedłużenie. Termin złożenia deklaracji VAT zostanie wówczas przesunięty o miesiąc. Specjalna zaliczka jest wymagana tylko w przypadku comiesięcznego składania deklaracji VAT.

Zwrot podatku naliczonego, czyli Vorsteuererstattung

Zazwyczaj przedsiębiorca ubiega się o duże zwroty podatku naliczonego z powodu dużych inwestycji. Regularnie skutkuje to zapytaniami ze strony urzędu skarbowego, a w wyjątkowych przypadkach nawet wizytą audytora. Aby tego uniknąć, należy przesłać kopie odpowiednich faktur do biura rejestracji zaliczek VAT w urzędzie skarbowym.

Pułapki przy sporządzaniu zaliczkowej deklaracji VAT

Aby uniknąć nieprzyjemnej niespodzianki w postaci kontroli, należy unikać błędów w przygotowywanej deklaracji VAT. Poniżej cztery typowe błędy, na których warto zwrócić uwagę:

• Odbiegające kwoty: Jeśli suma wstępnie zadeklarowanych obrotów różni się od liczb w rocznej deklaracji VAT – np. jeśli obroty są wyższe niż w deklaracjach wstępnych – pojawia się podejrzenie, że chciało się uzyskać tani kredyt z urzędu skarbowego. Jeśli taki błąd występuje często, specjalna kontrola VAT jest nieunikniona. Zalecenie: Należy skrupulatnie sprawdzać deklaracje zaliczkowe i deklarować obroty w prawidłowym okresie rozliczeniowym.
• Nieprawidłowe stawki VAT: W zależności od dostawy lub usługi naliczany jest 7- lub 19-procentowy podatek VAT. Niektóre usługi (np. zabiegi medyczne) są całkowicie zwolnione z podatku VAT. Jeśli w deklaracji zaliczkowej VAT pojawią się stawki 7% zamiast wcześniej prawidłowych 19%, przypadki te są rozwiązywane przez komputer po elektronicznym sprawdzeniu wiarygodności. Może to skutkować również specjalną kontrolą VAT.
• Składanie deklaracji VAT zbyt późno: Należy poważnie traktować terminy składania deklaracji VAT. Nawet jeden dzień spóźnienia może mieć katastrofalne skutki. W takich przypadkach zostanie nałożona dodatkowa opłata za spóźnione złożenie deklaracji. Jeśli dojdzie do kumulacji niewielkich lub poważnych opóźnień, zostanie przeprowadzony audyt zewnętrzny.
• Niewłaściwe wyczucie czasu: Jeśli przedsiębiorca ubiega się o stałe przedłużenie terminu złożenia deklaracji VAT, ponieważ zależy mu na czasie, musi mieć świadomość, że w takim przypadku zwrot podatku naliczonego również zostanie odpowiednio opóźniony.