Podczas rozliczania listy płac pracodawca potrąca podatki i składki na ubezpieczenie społeczne z wynagrodzenia pracownika. Następnie musi je odprowadzić do właściwego urzędu skarbowego i kasy chorych pracownika. Jeśli jednak w późniejszym czasie nastąpi konieczność korekty, dobrze jest znać przepisy, aby zrobić to właściwie.
Co zatem warto wiedzieć o korektach płac, jeśli chodzi o podatki i ubezpieczenia? Otóż podczas rozliczania listy płac z wynagrodzenia pracownika potrącany jest podatek od wynagrodzeń (niem. Lohnsteuer) i część składek na ubezpieczenie społeczne pracownika (niem. Sozialversicherungsbeitrag). Pracodawca odprowadza potrącony podatek do urzędu skarbowego oraz składki na ubezpieczenie społeczne (składki pracodawcy i pracownika) do odpowiedniego funduszu ubezpieczeń zdrowotnych, czyli kasy chorych.
Podatek a korekta listy płac
Korekta potrąconego podatku po wystawieniu rocznego zaświadczenia o podatku dochodowym, czyli Lohnsteuerbescheinigung, jest niedozwolona. Pracodawca musi przesłać elektroniczne zaświadczenie o podatku dochodowym do urzędu skarbowego po zakończeniu stosunku pracy lub po zakończeniu roku kalendarzowego. Lohnsteuerbescheinigung, o którym mowa, musi zostać wysłany najpóźniej do ostatniego dnia lutego następnego roku. Po wysłaniu do urzędu skarbowego zaświadczenia pracodawca nie ma już możliwości skorygowania potrącenia podatku od wynagrodzeń. Jest on jednak uprawniony do późniejszego potrącenia należnego podatku, który nie został jeszcze pobrany, z następnej wypłaty wynagrodzenia.
Złożenie w urzędzie skarbowym powiadomienia zwalniającego z odpowiedzialności
Pracodawca musi niezwłocznie powiadomić lokalny urząd skarbowy o przypadkach, w których nie jest w stanie potrącić podatku dochodowego z mocą wsteczną (tzw. powiadomienie zwalniające z odpowiedzialności w rozumieniu § 41c ust. 4 EStG – Haftungsbefreiende Anzeige), aby urząd skarbowy mógł uzyskać od pracownika niedopłatę podatku dochodowego. Jeśli natomiast potrącony został zbyt wysoki podatek dochodowy, pracownik może go „odzyskać” w ramach swojego rozliczenia podatku dochodowego.
Składki na ubezpieczenia społeczne. Korekty pracownicze dozwolone tylko przez 3 miesiące
Pracodawca jest również zobowiązany do opłacenia brakujących składek na ubezpieczenie społeczne (składki pracodawcy i pracownika). Ewentualne braki w potrąceniach składek pracowniczych mogą być uzupełnione tylko w kolejnych trzech odcinkach wypłaty. Jeśli muszą zostać skorygowane składki za dłuższy okres, pracodawca sam musi pokryć obie części (składki pracodawcy i pracownika), nie potrącając ich z kolejnych wypłat.
Korekta rozliczenia listy płac: przykład
Oto przykładowa korekta listy płac, obrazująca, co zrobić w przypadku, gdy potrącono za mało podatku od pracownika: Samochód służbowy, z którego pracownik może korzystać również w celach prywatnych, jest uwzględniany jako korzyść przysparzająca majątku (niem. Geldwerter Vorteil) w rozliczeniu listy płac z kwotą 350 euro miesięcznie. Podczas wewnętrznego przeglądu firmowej rachunkowości przed uruchomieniem listy płac w maju 2024 r. ustalono, że ze względu na zmianę pojazdu dla tego pracownika od lipca 2023 r. właściwą kwotą do uwzględnienia jako geldwerter Vorteil było 450 euro miesięcznie.
Podatek
Do celów rozliczenia podatku dochodowego pracodawca musi skorygować odcinki wypłaty od stycznia 2024 r., a wynikający z tego wyższy podatek dochodowy może potrącić z wynagrodzenia pracownika. Zaświadczenie o podatku dochodowym (Lohnsteuerbescheinigung) za 2023 r., które zostało już wysłane do urzędu skarbowego, musi zostać skorygowane tylko w odniesieniu do dochodu pracownika podlegającego opodatkowaniu i ponownie wysłane do urzędu skarbowego. Odliczenie podatku od wynagrodzenia nie może być natomiast korygowane. Zamiast odliczenia podatku od wynagrodzenia (którego nie może dokonać) pracodawca informuje urząd skarbowy o pominiętym odliczeniu podatku od wynagrodzenia za 2023 r. za pomocą powiadomienia o zwolnieniu z odpowiedzialności (Haftungsbefreiende Anzeige).
Składki na ubezpieczenia społeczne
Płatność składek na ubezpieczenie społeczne musi zostać natomiast skorygowana od lipca 2023 r. W rozliczeniu listy płac za maj 2024 r. pracodawca może uzupełnić pominięte potrącenie składek, jednak tylko za miesiące kwiecień, marzec i luty 2024 r. Za poprzedzające miesiące (lipiec 2023 – marzec 2024) pracodawca musi zapłacić część składek na ubezpieczenie społeczne pracownika, bez potrącania ich z wynagrodzenia.
