Fakturowanie opisuje proces tworzenia, edytowania, kontrolowania, opłacania i dokumentowania dokumentów rozliczeniowych oraz faktur. Każda firma świadcząca usługi lub produkująca towary prędzej czy później styka się z wystawianiem faktur. Dlatego tak ważne jest, aby proces ten przebiegał prawidłowo i zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi. Poniżej wszystkie kluczowe informacje dotyczące fakturowania w Niemczech.
Niemiecka definicja fakturowania – co musisz wiedzieć jako przedsiębiorca?
Fakturowanie (niem. Fakturierung) to pojęcie z zakresu rachunkowości i kluczowy element księgowości każdej firmy. Oznacza proces wystawiania faktur, czyli dokumentowania i rozliczania wykonanych usług lub dostarczonych towarów w celu dochodzenia roszczenia o płatność wobec klientów. Fakturowanie obejmuje również zaksięgowanie na odpowiednim koncie firmowym.
Fakturowanie jest częścią sprawozdawczości finansowej, która obejmuje przygotowywanie i publikowanie raportów finansowych dokumentujących kondycję ekonomiczną przedsiębiorstwa. Proces ten obejmuje systematyczne rejestrowanie, przetwarzanie i prezentowanie operacji gospodarczych, zazwyczaj w formie bilansów, rachunków zysków i strat, a także faktur.
Czym różni się faktura od rachunku? Oto co mówią niemieckie przepisy
Chociaż terminy „faktura” (niem. Faktura) i „rachunek” (niem. Rechnung) często są używane zamiennie, istnieje między nimi subtelna różnica. Każdy rachunek jest fakturą, ale nie każda faktura jest rachunkiem.
Faktura jest bardziej ogólnym pojęciem obejmującym różne dokumenty rozliczeniowe, nie tylko tradycyjne faktury, ale także noty uznaniowe, faktury korygujące (Stornorechnung) czy faktury pro forma (Proformarechnung).
Rachunek jest natomiast jednym z rodzajów faktury, który służy głównie żądaniu zapłaty i zazwyczaj zawiera szczegółowy wykaz dostarczonych towarów lub wykonanych usług podlegających opłacie.
Jakie są rodzaje faktur w Niemczech?
W krajach niemieckojęzycznych pod pojęciem faktury kryje się wiele różnych dokumentów rozliczeniowych. Oprócz standardowej faktury, czyli klasycznego rachunku, wyróżniamy m.in.:
- Proformafakturierung, czyli faktura pro forma: Tymczasowa faktura, która nie stanowi jeszcze podstawy do żądania zapłaty. Służy głównie jako oferta, aby klient mógł zorientować się w przybliżonej cenie towaru lub usługi.
- Gutschrift, czyli nota uznaniowa: Dokument wystawiany w celu zwrotu środków klientowi, np. w przypadku reklamacji lub zwrotu towaru.
- Stornobeleg, czyli faktura korygująca: Wystawiana, gdy zamówienie zostaje anulowane lub wymaga korekty. Np. ze względu na zmiany w zakresie dostawy lub cenie. Faktura pierwotna zostaje wówczas „zneutralizowana” przez fakturę korygującą.
- Sammelrechnung, czyli faktura zbiorcza: Łączy kilka pojedynczych rachunków w jeden dokument rozliczeniowy.
Co obejmuje fakturowanie w Niemczech?
Fakturowanie obejmuje wszystkie kroki niezbędne do stworzenia, zarządzania i realizacji faktury:
- Pierwszym z nich jest realizacja zamówienia, jego rejestracja oraz dostarczenie do klienta.
- Kolejnym krokiem jest wystawienie faktury za pomocą programu księgowego. Faktura zawiera m.in. uzgodnioną cenę, należny podatek VAT oraz listę dostarczonych towarów. Następnie faktura zostaje wysłana do klienta pocztą lub e-mailem. Kopia faktury jest również archiwizowana w systemie księgowym firmy.
- Po tym następuje monitorowanie płatności. Regularnie sprawdza się wpływy na konto, a w przypadku opóźnienia płatności wysyłane są przypomnienia lub wezwania do zapłaty.
- Ostatnim krokiem jest zakończenie procesu fakturowania, kiedy to po otrzymaniu płatności firma księguje wpłatę i oznacza fakturę jako opłaconą.
Opisany przykład ilustruje tzw. fakturowanie po dostawie, czyli Nachfakturierung. Firmy w Niemczech praktykują także fakturowanie przed dostawą (Vorfakturierung). W tym przypadku faktura jest wystawiana przed dostarczeniem towaru lub wykonaniem usługi. Klienci muszą uregulować należność, zanim otrzymają towar lub usługę.
Ten typ fakturowania jest powszechny w branży e-commerce lub przy zamówieniach indywidualnych. Przykładem może być wykonanie szafy na wymiar, dostosowanej do konkretnego klienta. Taki produkt jest nieprzydatny dla innych klientów, dlatego przedpłata chroni firmę przed stratami.
Ten model jest często stosowany w budownictwie, usługach lub w przypadku długoletnich relacji z klientami (np. stała klientela).
Co powinno znaleźć się na niemieckiej fakturze?
W Niemczech § 14 ust. 4 UStG (ustawa o podatku od towarów i usług) określa, jakie informacje muszą znaleźć się na fakturze. Są to:
- Pełna nazwa i pełny adres wykonawcy oraz odbiorcy usługi lub towaru
- Numer identyfikacji podatkowej lub numer identyfikacji VAT (USt-IdNr)
- Data wystawienia faktury
- Numer faktury (unikalny, kolejny numer nadany przez wystawcę faktury)
- Ilość i rodzaj towaru lub zakres i rodzaj usługi
- Termin dostawy lub realizacji usługi
- Informacje o stawce podatku (VAT)
- Wzmianka o obowiązku przechowywania faktury
W przypadku firm budowlanych dodatkowo warto zadbać o:
- Dokładny okres pracy na danej budowie w Niemczech,
- Adres budowy.
Ponadto, istnieją dodatkowe przepisy dotyczące szczególnych przypadków, takich jak zwolnienia z VAT.
Ważne!
Jako przedsiębiorca powinieneś zawsze upewniać się, że faktura spełnia aktualne wymogi prawne.
Szczególne przepisy dla drobnych przedsiębiorców, czyli Kleinunternehmerregelung
Drobni przedsiębiorcy (Kleinunternehmer) to specjalna kategoria podatkowa dla osób prowadzących działalność gospodarczą, które osiągają niskie przychody, zgodnie z § 19 UStG w Niemczech.
Dla takich przedsiębiorców obowiązują inne zasady (tzw. Kleinunternehmerregelung). Na przykład nie muszą wykazywać podatku VAT na swoich fakturach, ale muszą zawrzeć odpowiednią adnotację o zwolnieniu z VAT.
Terminy związane z fakturowaniem w Niemczech
W kontekście fakturowania obowiązują określone terminy, których należy przestrzegać. Termin płatności określa do kiedy należy uregulować fakturę. Zasadniczo należność jest wymagana natychmiast po jej wystawieniu.
Zwyczajowo jednak na fakturze podaje się konkretną datę płatności lub termin, do którego kwota musi zostać uregulowana. Najczęściej jest to okres od 10 do 14 dni od otrzymania faktury. Jeśli na fakturze nie podano terminu płatności, ustawowy termin wynosi 30 dni.
Co się dzieje, gdy termin płatności zostanie przekroczony?
Jeśli odbiorca usługi lub towaru nie dotrzyma terminu płatności, wierzyciel (sprzedawca) ma prawo wysłać wezwanie do zapłaty. Może, ale nie musi, naliczyć dodatkowe opłaty za monit. Jeśli faktura nadal nie zostanie uregulowana, wierzyciel ma prawo skierować sprawę do firmy windykacyjnej, a w niektórych przypadkach dochodzić odszkodowania. W skrajnych sytuacjach, np. przy umowie najmu, brak płatności może prowadzić do wypowiedzenia umowy.
Jak długo należy przechowywać faktury?
Zgodnie z niemiecką ustawą o VAT faktury muszą być przechowywane przez 10 lat.
Co się w przypadku błędów na fakturze?
Błędy w fakturowaniu mogą mieć poważne konsekwencje. Przykładowo, błędy w wykazaniu VAT mogą skutkować koniecznością dopłaty do urzędu skarbowego. Brak wymaganych elementów na fakturze może również uniemożliwić odliczenie VAT.
W przypadku rażących lub celowych błędów firmie mogą grozić sankcje finansowe. Dodatkowo, częste wystawianie błędnych faktur może negatywnie wpłynąć na relacje z klientami i zaszkodzić długoterminowej współpracy.
Postaw na doświadczonych praktyków
Zaczynasz swoją przygodę z prowadzeniem działalności gospodarczej w Niemczech lub po prostu chcesz się skupić na pracy, a nie fakturowaniu? Postaw na doświadczonych praktyków z Smuda Consulting.
Nasz zespół, który od ponad 15 lat prowadzi niemiecką księgowość polskim firmom, oszczędzi Ci zmartwień i formalności.
Porozmawiajmy o współpracy:
+48 77 403 24 26
+48 784 760 046
info@smuda-consulting.com
