Prowadzisz firmę w Niemczech lub dopiero ją planujesz? W takim razie prędzej czy później zmierzysz się z chorobą pracownika. I choć brzmi to banalnie, w niemieckim prawie pracy jest to jeden z najczęstszych obszarów błędów i kosztownych nieporozumień. Szczególnie w małych i średnich firmach.
Dobra wiadomość jest taka, że możesz się na to przygotować. W tym artykule pokażemy Ci jasno, kiedy musisz wypłacić wynagrodzenie chorobowe, jak długo to trwa, kto co musi udowodnić oraz jak działa system U1, który realnie chroni Twój budżet.
Wynagrodzenie chorobowe w Niemczech. Kiedy pracownik ma do niego prawo?
W Niemczech obowiązuje ustawa o dalszej wypłacie wynagrodzenia w razie choroby, czyli Entgeltfortzahlungsgesetz. Dotyczy ona także małych firm i nie ma znaczenia, czy zatrudniasz pracownika na pełen etat, część etatu, na umowę terminową czy jako minijobbera.
Aby pracownik miał prawo do wynagrodzenia chorobowego, muszą zostać spełnione wszystkie warunki jednocześnie.
Podstawowe warunki wypłaty wynagrodzenia chorobowego:
| Warunek | Co to oznacza w praktyce |
| Istnieje stosunek pracy | Umowa o pracę już obowiązuje |
| Występuje choroba | Fizyczna lub psychiczna, wymagająca leczenia |
| Choroba powoduje niezdolność do pracy | Pracownik nie może wykonywać swojej pracy |
| Brak winy pracownika | Choroba nie wynika z rażącego zaniedbania |
| Upłynął okres wyczekiwania | Minimum 4 tygodnie od rozpoczęcia pracy |
| Limit czasowy | Maksymalnie 6 tygodni na jedną chorobę |
Co w Niemczech uznaje się za chorobę?
Niemieckie prawo nie definiuje choroby wprost. Sądy przyjmują jednak, że jest to każdy stan fizyczny lub psychiczny, który odbiega od normy i wymaga leczenia.
To oznacza, że chorobą może być nie tylko grypa czy zapalenie płuc. Za chorobę uznaje się również zabieg operacyjny wady wrodzonej, leczenie domowe zalecone przez lekarza czy nawet brak możliwości pracy z powodu zakaźności, mimo że pracownik fizycznie mógłby pracować.
Sama choroba nie wystarczy. Kluczowe jest to, czy powoduje niezdolność do pracy.
Niezdolność do pracy. Kiedy faktycznie musisz płacić?
Masz obowiązek wypłaty wynagrodzenia tylko wtedy, gdy choroba jest jedyną przyczyną nieobecności pracownika. Innymi słowy, gdyby nie choroba, pracownik normalnie by pracował i otrzymał wynagrodzenie.
Jeżeli oprócz choroby istnieje inna przyczyna braku pracy, na przykład urlop bezpłatny lub strajk, obowiązek wypłaty może nie powstać.
Wina pracownika. Kiedy możesz odmówić wypłaty?
Nie każda choroba oznacza automatycznie wypłatę wynagrodzenia. Jeżeli pracownik sam zawinił w sposób rażący, możesz odmówić dalszej wypłaty.
Sądy niemieckie uznają winę pracownika wtedy, gdy jego zachowanie w sposób istotny narusza zasady rozsądnego postępowania.
Przykłady, gdy winy pracownika nie ma
Zakażenie się w domu, uraz podczas amatorskiego sportu, wypadek drogowy bez rażącego naruszenia przepisów czy rozsądnie wykonywana praca dodatkowa nie wykluczają prawa do wynagrodzenia chorobowego.
Okres wyczekiwania, czyli Wartezeit
Przez pierwsze 4 tygodnie od faktycznego rozpoczęcia pracy pracownik nie ma prawa do wynagrodzenia chorobowego od pracodawcy. Liczy się dzień, w którym miał zacząć pracę zgodnie z umową, a nie dzień podpisania kontraktu.
Po tym okresie prawo do wynagrodzenia chorobowego powstaje automatycznie.
Jak długo płacisz wynagrodzenie chorobowe?
Maksymalny okres wypłaty wynosi 6 tygodni, czyli 42 dni kalendarzowe, na jedną chorobę. Wypłata zaczyna się w momencie wystąpienia niezdolności do pracy.
Jeżeli pracownik zachoruje w trakcie dnia pracy, płacisz za przepracowany czas normalne wynagrodzenie, a za resztę dnia stosujesz zasady wynagrodzenia chorobowego.
Kolejne choroby. Kiedy zaczyna się nowy okres 6 tygodni?
Jedna ciągła niezdolność do pracy
Jeżeli pracownik zachoruje ponownie w trakcie trwającej choroby lub bezpośrednio po niej, nie powstaje nowy okres 6 tygodni. Wszystko liczy się jako jeden przypadek.
Ciężar dowodu spoczywa wtedy na pracowniku.
Nowa choroba
Jeżeli po zakończeniu jednej choroby pracownik zachoruje później na zupełnie inną chorobę, masz obowiązek wypłacić kolejne 6 tygodni wynagrodzenia.
Choroba kontynuowana
Jeżeli choroba powraca z tego samego powodu, a między zwolnieniami było mniej niż 6 miesięcy lub nie minęło 12 miesięcy od pierwszego zachorowania, wcześniejsze okresy się sumują.
System U1. Jak państwo niemieckie oddaje Ci pieniądze?
Jeżeli regularnie zatrudniasz maksymalnie 30 pracowników, podlegasz obowiązkowo pod system U1. To mechanizm, który zwraca Ci dużą część kosztów wynagrodzenia chorobowego.
U1 obsługuje kasa chorych (niem. Krankenkasse) pracownika, a w przypadku minijobów – Minijob-Zentrale.
Jak liczy się liczbę pracowników?
Pracowników zatrudnionych na część etatu przelicza się na ekwiwalent pełnego etatu:
| Tygodniowy czas pracy | Przelicznik |
| do 10 godzin | 0,25 |
| 10–20 godzin | 0,5 |
| 20–30 godzin | 0,75 |
| powyżej 30 godzin | 1 |
Od jakiego wynagrodzenia płacisz składkę U1?
Podstawą jest wynagrodzenie brutto podlegające składkom emerytalnym. Nie uwzględniasz jednorazowych wypłat. Składkę płacisz wyłącznie Ty jako pracodawca.
Wysokość składki i procent zwrotu zależą od wybranej kasy chorych.
Co musisz zrobić, gdy pracownik zachoruje?
Rejestrujesz okres choroby w systemie kadrowym, sprawdzasz elektroniczne zwolnienie lekarskie, kontrolujesz limit 6 tygodni i w razie potrzeby składasz wniosek o zwrot kosztów w ramach U1. Jeżeli choroba trwa dłużej, inicjujesz przejście na zasiłek chorobowy z kasy chorych.
Dlaczego polscy przedsiębiorcy w Niemczech popełniają tu błędy?
Bo niemieckie prawo pracy działa inaczej niż polskie. Inne są terminy, inne obowiązki i inna odpowiedzialność dowodowa. Bez wsparcia łatwo zapłacić podwójnie albo narazić się na spór z kasą chorych lub pracownikiem.
Potrzebujesz wsparcia? Działaj teraz
Jeżeli prowadzisz firmę w Niemczech lub planujesz jej założenie, pomożemy Ci bezpiecznie przejść przez niemieckie przepisy kadrowo-płacowe. Doradzamy po polsku, rozliczamy zgodnie z niemieckim prawem i chronimy Cię przed kosztownymi błędami.
Skontaktuj się z nami i zadbaj o swoją firmę w Niemczech profesjonalnie.
Źródło: haufe
