Prowadzisz firmę w Niemczech, lecz papierologia nie jest Twoją mocną stroną? Często z opóźnieniem wystawiasz faktury? Uważaj na terminy, inaczej spotkają Cię poważne konsekwencje!
Wykonałeś zlecenie dla niemieckiego zleceniodawcy. By otrzymać odpowiednie wynagrodzenie, musisz wystawić teraz fakturę za wykonaną usługę czy produkt. Z powodu nawału pracy odłożyłeś jednak temat na później. Czas ucieka, a niemiecka faktura VAT dalej czeka na wystawienie. Lepiej się pospiesz, inaczej zgłosi się do Ciebie niemiecki urząd skarbowy!
Kiedy muszę wystawić niemiecką fakturę VAT?
Nie każde wykonane zlecenie wymaga wystawienia faktury. Obowiązek ten dotyczy jedynie innych przedsiębiorstw lub osób prawnych, które zleciły Ci wykonanie danej usługi czy produktu. W przypadku osób prywatnych nakaz ten nie obowiązuje.
UWAGA! Wyjątek stanowią wszystkie usługi dla osób prywatnych mające związek z działką, czyli czynsz, prace ogrodnicze czy usługi budowlane.
Nie wiesz, jak powinna wyglądać niemiecka faktura VAT? Wzór z łatwością znajdziesz w Internecie. Wystarczy, że sam lub z fachową pomocą uzupełnisz go o odpowiednie dane i gotowe.
Do kiedy muszę wystawić niemiecką fakturę VAT?
Sprawy te reguluje niemiecka ustawa o podatku VAT (niem. Umsatzsteuergesetz). Z niej wynika, że jako zleceniobiorca masz obowiązek wystawienia faktury w ciągu 6 miesięcy od wykonania usługi czy dostarczenia produktu.
Najlepiej, gdy zajmiejsz się tym od razu, nie odkładając fakturowania na później. Wykonywanie wszystkich zobowiązań biurowych na bieżąco pozwoli Ci zachować porządek w bądź co bądź sporej ilości dokumentów oraz zapewni płynność finansową w firmie.
Obowiązek zapłaty bez faktury czy rachunku
Zasadniczo osoby wykonujące prace na podstawie umowy o pracę (niem. Dienstvertrag) mają prawo do zapłaty od razu po zakończeniu wykonywania usługi. W przypadku niemieckiej umowy o dzieło, czyli Werkvertrag obowiązek zapłaty następuje od razu po odbiorze dzieła. Z kolei niemiecki Kaufvertrag, czyli umowa sprzedaży zobowiązuje do zapłaty w momencie zakupu.
Przedawnienie
Niezależnie od tego czy już wystawiłeś niemiecką fakturę, czy jeszcze z tym zwlekasz, uważaj na tzw. Verjährungsfrist, czyli termin przedawnienia. Obowiązek zapłaty zasadniczo upływa po 3 latach od wykonania usługi.
Oznacza to, że jeśli wykonałeś zlecenie w 2022 roku, a nie otrzymałeś za nie zapłaty ani nie wystawiłeś faktury VAT, sprawa przedawni się w 2025 roku, niezależnie od miesiąca wykonania usługi.
WAŻNE! By zapobiec przedawnieniu, musisz nie tylko wystawić zaległą fakturę i wysyłać przypomnienia o zapłacie do zleceniodawcy. Musisz wszcząć sądowne postępowanie upominawcze (niem. gerichtliches Mahnverfahren)!
Kary za niewystawienie niemieckiej faktury VAT
Zbyt długo się ociągałeś z wystawieniem faktury? Termin 6 miesięcy minął w mgnieniu oka? W takim razie przygotuj się na uszczuplenie firmowego konta. Popełniasz bowiem wykroczenie, które karane jest grzywną do 5 tys. euro. PAMIĘTAJ! Nie wyrzucaj niemieckiej faktury VAT do kosza! Obowiązuje Cię bowiem tzw. Aufbewahrungsfrist, czyli ustawowy termin przechowywania dokumentów! Oznacza to, że przez kolejne 10 lat musisz zachować dokument i przedstawić go, jeśli zażąda tego Finanzamt.
