Zacznijmy od pytania: dla kogo e-fakturowanie stanie się w Republice Federalnej Niemiec obowiązkowe? Otóż uchwalona właśnie ustawa o szansach rozwoju zawiera przełomową zmianę. Mowa o obowiązku wystawiania faktur elektronicznych. Kto w przyszłości musi wystawiać e-faktury, jakie są wyjątki i kiedy obowiązek ten faktycznie ma zastosowanie?
W ramach inicjatywy ViDA Komisja Europejska planuje wprowadzić elektroniczny system sprawozdawczości mający wejść w życie w 2028 r. Ustawa o szansach rozwoju, która po długich dyskusjach została zatwierdzona przez Radę Federalną w dniu 22 marca 2024 r., zawiera pierwsze przepisy dotyczące elektronicznego fakturowania. Niemiecka ustawa o podatku VAT (UStG) dokonuje obecnie rozróżnienia między fakturami elektronicznymi a innymi fakturami (§ 14 ust. 1 zdanie 2 i kolejne tejże ustawy). Faktura elektroniczna to dokument, który jest wystawiany, przesyłany i otrzymywany w ustrukturyzowanym formacie elektronicznym i może być również przetwarzany w sposób elektroniczny.
Kto będzie zobowiązany do wystawiania e-faktury?
Elektroniczna faktura będzie obowiązkowa w przypadku transakcji B2B, a więc usług świadczonych między firmami. Ważne: e-faktura będzie obligatoryjna tylko wtedy, gdy obie firmy, tj. dostawca i odbiorca usługi, mają siedzibę w Republice Federalnej Niemiec.
Praktyczna wskazówka: W przypadku faktur wystawianych na rzecz spółek mających siedzibę za granicą lub na rzecz klientów prywatnych elektroniczne fakturowanie nie będzie obowiązkowe zgodnie z obecnym brzmieniem przepisów. Faktury nadal będą mogły być więc wystawiane w formie papierowej.
Kiedy elektroniczne fakturowanie będzie obowiązkowe?
Co do zasady obowiązek wystawiania faktur elektronicznych za usługi między dwiema firmami z siedzibą w Republice Federalnej Niemiec ma wejść w życie od 1 stycznia 2025 r. Nie ma jednak powodów do obaw, gdyż wysyłanie i otrzymywanie faktur oraz prowadzenie ksiąg rachunkowych nie musi być natychmiast zdigitalizowane. W latach 2025–2027 obowiązywać będą przepisy przejściowe (§ 27 ust. 38 UStG).
Wspomniane regulacje przejściowe przewidują następujące kwestie w odniesieniu do obowiązku wystawiania faktur elektronicznych:
- Do końca 2026 r.: Do tego momentu faktury papierowe mogą być nadal wysyłane i otrzymywane w odniesieniu do transakcji B2B zrealizowanych w latach 2025 i 2026. W tym okresie można również wystawiać faktury elektroniczne, które nie są zgodne z prawnie ustalonym formatem. Wystawca faktury musi jednak uzyskać zgodę odbiorcy na taki format dokumentu (§ 27 ust. 38 nr 1 UStG).
- Do końca 2027 r.: Obowiązują te same warunki co do końca 2026 r., pod warunkiem, że wystawca faktury osiągnął w poprzednim roku obrót nieprzekraczający 800 000 euro (§ 27 ust. 38 nr 2 UStG). Od 2027 r. przedsiębiorcy, którzy przekroczyli ten limit, mogą w drodze wyjątku wystawiać faktury przesyłane za pośrednictwem elektronicznej wymiany danych (tzw. procedura EDI).
- Począwszy od 2028 r.: Od tego momentu należy wdrożyć nowe przepisy dotyczące e-fakturowania między firmami z siedzibą w Niemczech.
Praktyczna wskazówka: Powyższy harmonogram, przewidziany w ustawie o podatku VAT, nie jest ostateczny. Całkiem możliwe, że inicjatywa Komisji Europejskiej ViDA dotycząca wprowadzenia elektronicznego systemu raportowania nie będzie gotowa do zastosowania do 2028 r., choć obecnie jest to oczekiwany termin. Mogłoby to ponownie wydłużyć okres obowiązywania przepisów przejściowych.
Czy są jakieś wyjątki od obowiązkowej e-faktury?
Istnieją pewne wyjątki od obowiązku wystawiania faktur elektronicznych. Dotyczy to sytuacji, gdy przedsiębiorca wystawia innemu przedsiębiorcy fakturę o niskiej wartości do 250 euro, zgodnie z § 33 rozporządzenia wykonawczego do ustawy o podatku VAT (UstDV). Tego rodzaju faktury nadal będą mogły być wystawiane w formie papierowej.
