Twoja firma działa w Niemczech? Jeżeli zatrudniasz pracowników na terenie Niemiec, musisz pamiętać o regularnym przekazywaniu danych dotyczących składek oraz o terminowym opłacaniu ubezpieczenia społecznego. System niemiecki opiera się na stałych datach, które obowiązują wszystkich przedsiębiorców. Poniżej wyjaśniamy, czym są kluczowe dokumenty, kiedy należy je przesłać oraz jak wyglądają konkretne terminy w roku 2025 i 2026.
Najważniejsze terminy dla pracodawców w Niemczech
W Niemczech obowiązują dwa podstawowe terminy, których przedsiębiorca musi przestrzegać. Pierwszy dotyczy przekazania do odpowiedniej kasy chorych (niem. Krankenkasse) zaświadczenia o ubezpieczeniu (niem. Beitragsnachweis). Drugi określa dzień, w którym składki muszą zostać zaksięgowane na koncie instytucji ubezpieczeniowej.
Beitragsnachweis powinien dotrzeć do kasy chorych najpóźniej drugiego dnia roboczego przed datą wymagalności składek, a więc o godzinie 0:00 piątego ostatniego dnia roboczego miesiąca. W praktyce oznacza to konieczność wysłania dokumentu najpóźniej poprzedniego dnia do godziny 24:00, aby instytucje mogły przeprowadzić dalsze czynności administracyjne. Samo opłacenie składek musi nastąpić najpóźniej w trzecim ostatnim dniu roboczym miesiąca, przy czym liczy się data wpływu środków na konto kasy.
Jak ustalać wysokość składek?
Pracodawca ma możliwość ustalania wysokości składek w oparciu o wartości z poprzedniego miesiąca. Wszelkie różnice są korygowane w miesiącu kolejnym. Wyjątkiem są jednorazowe wypłaty, które należy przypisać do miesiąca ich wypłacenia i odpowiednio oszacować.
Terminy przekazywania Beitragsnachweis i płatności składek w roku 2026
Poniższa tabela przedstawia obowiązujące terminy w roku 2026. Uwzględniono w niej zarówno termin wysyłki szacowanych godzin (niem. Termin für den Beitragsnachweis), oraz termin uiszczenia składki (niem. Fälligkeitstag).
| Miesiąc składkowy – Beitragsmonat | Termin wysyłki szacowanych godzin | Termin płatności – Fälligkeitstag |
| Styczeń Januar | 26.01.2026 | 28.01.2026 |
| Luty Februar | 23.02.2026 | 25.02.2026 |
| Marzec März | 25.03.2026 | 27.03.2026 |
| Kwiecień April | 24.04.2026 | 28.04.2026 |
| Maj Mai | 22.05.2026 | 27.05.2026 |
| Czerwiec Juni | 24.06.2026 | 26.06.2026 |
| Lipiec Juli | 27.07.2026 | 29.07.2026 |
| Sierpień August | 25.08.2026 | 27.08.2026 |
| Wrzesień September | 24.09.2026 | 28.09.2026 |
| Październik Oktober | 26.10.2026 | 28.10.2026 |
| Listopad November | 24.11.2026 | 26.11.2026 |
| Grudzień Dezember | 22.12.2026 | 28.12.2026 |
Składki na ubezpieczenie w Niemczech – najważniejsze terminy na 2025 rok
| Miesiąc składkowy | Termin wysyłki szacowanych godzin | Termin uiszczenia składki |
|---|---|---|
| (Beitragsmonat) | (Termine für den Beitragsnachweis – 2 Arbeitstage vor Fälligkeit der Beitragsgutschrift) | (Fälligkeitstag) |
| Styczeń Januar | 27.01.2025 | 29.01.2025 |
| Luty Februar | 24.02.2025 | 26.02.2025 |
| Marzec März | 25.03.2025 | 27.03.2025 |
| Kwiecień April | 24.04.2025 | 28.04.2025 |
| Maj Mai | 23.05.2025 | 27.05.2025 |
| Czerwiec Juni | 24.06.2025 | 26.06.2025 |
| Lipiec Juli | 25.07.2025 | 29.07.2025 |
| Sierpień August | 25.08.2025 | 27.08.2025 |
| Wrzesień September | 24.09.2025 | 26.09.2025 |
| Październik Oktober | 24.10.2025 27.10.2025 | 28.10.2025 29.10.2025 |
| Listopad November | 24.11.2025 | 26.11.2025 |
| Grudzień Dezember | 19.12.2025 | 23.12.2025 |
Czym jest Beitragsnachweis?
Beitragsnachweis to elektroniczny dokument, w którym pracodawca informuje właściwą kasę chorych (niem. Krankenkasse) o wysokości składek za swoich pracowników oraz o ich podziale na poszczególne typy ubezpieczeń. Dokument przesyłany jest za pomocą certyfikowanego programu i zabezpieczonego kanału transmisji danych.
Konsekwencje braku terminowego przekazania dokumentu
Jeżeli Beitragsnachweis nie zostanie przesłany w określonym czasie, kasa chorych (niem. Krankenkasse) ma prawo samodzielnie oszacować wysokość składek. Zwykle przyjmuje się wtedy maksymalne wartości, co oznacza dla pracodawcy wyższą kwotę do zapłaty. Szacunek ten obowiązuje do momentu przesłania prawidłowego dokumentu. Późniejsze korekty są czasochłonne i mogą prowadzić do dodatkowych dopłat.
Minijob i obowiązki wobec Minijob-Zentrale
W przypadku pracowników zatrudnionych w ramach Minijob rozliczenia prowadzi Minijob-Zentrale działająca przy Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See w Essen. Do niej należy kierować Beitragsnachweis i do niej odprowadza się odpowiednie składki. Terminy przekazywania dokumentów i realizacji płatności są takie same jak dla pracowników podlegających pełnemu ubezpieczeniu społecznemu.
