Wiele firm korzysta już z e-fakturowania. Jest to nawet obowiązkowe w przypadku transakcji z organami publicznymi. Elektroniczna forma faktur wkrótce zostanie również wprowadzona dla zamówień z klientami biznesowymi. Dlatego nadszedł najwyższy czas, aby się zapoznać z ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forum Elektronische Rechnung Deutschland).
Przedsiębiorcy w Niemczech mają mało czasu na cyfryzację swojej księgowości. Wynika to z faktu, że od stycznia 2025 r. zmienią się ważne wymagania wobec biznesu w sektorze B2B (business to business). Kiedy firmy prowadzą ze sobą interesy, muszą być w stanie otrzymywać i wystawiać faktury elektroniczne, zgodne z wymogami prawnymi. Czas najwyższy czas, aby małe firmy również zwróciły uwagę na e-faktury, które za chwilę staną się obowiązkowe.
Czym jest, a czym nie jest e-faktura?
Wielu przedsiębiorców z pewnością zwróci się do swoich doradców podatkowych lub dostawców usług IT na krótko przed upływem terminu, a następnie będzie chciało szybko wprowadzić nowe procesy i rozwiązania. O wiele lepiej jest jednak zaplanować przejście na e-fakturowanie kompleksowo i z odpowiednim wyprzedzeniem. Przede wszystkim należy wyjaśnić, czym jest w myśl prawa federalnego e-faktura. Dyrektywa europejska reguluje dokładnie, co ją stanowi, a mianowicie jest to dokument, który jest tworzony, przesyłany i odbierany w ustrukturyzowanym zestawie danych oraz jest dostępny w formacie umożliwiającym automatyczne i elektroniczne przetwarzanie. Aby spełnić wymagania nowego obowiązku, ustrukturyzowany format elektroniczny musi być zgodny z europejską normą dotyczącą fakturowania elektronicznego i listą odpowiednich składni zgodnie z dyrektywą 2014/55/UE (a zatem z normą CEN EN 16931). Utworzenie zwykłego pliku PDF nie oznacza wysłania faktury elektronicznej. Dzieje się tak, ponieważ plik PDF nie zawiera ustrukturyzowanego rekordu danych. Faktury PDF są fakturami czysto wizualnymi i nie mogą być automatycznie przetwarzane przez odbiorcę faktury.
Co zmieni się w fakturowaniu w 2025 r.?
Obowiązkowe e-fakturowanie ma zostać wprowadzone 1 stycznia 2025 r. dla opodatkowanych i podlegających opodatkowaniu krajowych transakcji B2B. Od 1 stycznia 2025 r. wszystkie firmy bez wyjątku muszą mieć zagwarantowaną możliwość otrzymywania faktur elektronicznych. Wysyłanie e-faktur będzie również obowiązkowe dla wszystkich firm od 1 stycznia 2025 r., chociaż istnieją ustalenia przejściowe. Firmy, które wcześniej polegały na procedurze EDI, mogą nadal z niej korzystać pod warunkiem, że informacje wymagane do celów VAT można poprawnie i w pełni wyodrębnić z używanego formatu faktury, tak aby wynik był zgodny z normą CEN EN 16931. W sektorze B2C, tj. dla klientów prywatnych, nie ma potrzeby wysyłania e-faktur. Faktury papierowe nie będą już miały pierwszeństwa i każda firma będzie mogła wysyłać e-faktury. Faktury papierowe mogą być jednak nadal wysyłane do 31 grudnia 2026 r. Inne formaty elektroniczne (PDF itp.) mogą być wysyłane wyłącznie za zgodą odbiorcy. Od 1 stycznia 2027 r. firmy, których obroty w poprzednim roku przekroczyły 800 000 euro w sektorze B2B, muszą wysyłać e-faktury. Firmy, których obroty w poprzednim roku były niższe niż 800 000 euro, mogą nadal wysyłać inne faktury (papierowe, PDF itp.) aż do 31 grudnia 2027 r. Od 1 stycznia 2028 r. wszystkie firmy w sektorze B2B muszą wysyłać e-faktury. Istnieją jednak wyjątki. Obowiązek e-fakturowania nie ma zastosowania do dostaw i usług zwolnionych z podatku, faktur o małej wartości poniżej 250 euro i biletów podróżnych.
Jakie są warianty e-faktury w Niemczech?
W praktyce istnieją obecnie dwie główne alternatywy dla formatu określonego przez UE: standard administracji publicznej „XRechnung” oraz powszechnie stosowany w biznesie format „ZUGFeRD”, którego najnowsza wersja (2.1.1) również spełnia wymagania administracji. Oba formaty można utworzyć za pomocą odpowiedniego oprogramowania. XRechnung to format faktury oparty na XML. Nie ma części czytelnej dla człowieka. Jest formatem danych do pracy z klientami publicznymi, takimi jak rząd federalny (lub władze federalne). Opiera się na dyrektywie 2014/55/UE i normie DIN EN 16931 i spełnia wszystkie wymagania dotyczące fakturowania określone w rozporządzeniu obowiązującym od 2020 r. Istnieją różne standardy dotyczące sposobu składania XRechnung. Rząd federalny i poszczególne kraje związkowe opracowały różne rozwiązania. Faktury są automatycznie sprawdzane pod kątem błędów, a w razie potrzeby firma otrzymuje odpowiednią odpowiedź. Umożliwia to szybką reakcję i usunięcie błędu w dokumencie. XRechnung ma pomóc zaoszczędzić pieniądze i czas oraz przyspieszyć cyfryzację administracji.
Co oznaczają skróty
Skrót ZUGFeRD oznacza „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Format danych został opracowany przy wsparciu Federalnego Ministerstwa Gospodarki i Energii (Bundesministerium für Wirtschaft und Energie – BMWi). Pod względem prawnym faktura ZUGFeRD opiera się na dyrektywie 2014/55/UE i normie DIN EN 16931. Faktura ZUGFeRD to hybrydowy format faktury elektronicznej. Hybrydowość odnosi się do czytelności dokumentu: odpowiednia faktura składa się z czytelnego dla człowieka formatu PDF i czytelnego dla maszyn formatu XML. Pod względem treści typy danych zasadniczo się nie różnią. Jeśli jednak występują jakiekolwiek odchylenia, zastosowanie mają dane XML. Plik XML jest osadzony w pliku PDF, dzięki czemu oba typy plików są zawsze wysyłane podczas przekazywania dokumentu. Faktura ZUGFeRD może być przesyłana natomiast na różne sposoby – za pośrednictwem poczty elektronicznej, wymiany danych lub przesyłania i pobierania.
Co jest potrzebne, jeśli chce się przestawić swoją firmę na e-faktury?
- Odpowiednie oprogramowanie
Jeśli firma chce zdigitalizować swoją księgowość i wprowadzić faktury elektroniczne, pierwszym krokiem jest znalezienie odpowiedniego oprogramowania. Jeśli przedsiębiorstwo nie posiada jeszcze żadnego oprogramowania do fakturowania lub księgowości, powinno się zapoznać z dostępnymi opcjami. Oprócz opcji e-fakturowania cyfrowe programy do fakturowania i księgowości oferują również inne sposoby na uproszczenie księgowości w firmie i oszczędność czasu. Informacje o tym, czy oprogramowanie może tworzyć e-faktury zgodnie z najnowszymi standardami, można uzyskać bezpośrednio od producenta lub w opisie produktu. Firmy, które korzystają już z oprogramowania księgowego, powinny sprawdzić, czy jest ono w stanie generować poprawne technicznie i merytorycznie e-faktury w formacie XRechnung lub ZUGFeRD. Jeśli tak nie jest, należy sprawdzić, czy oprogramowanie można zaktualizować. Jeżeli przedsiębiorstwo zawsze zleca przetwarzanie faktur swojemu doradcy podatkowemu, powinno omówić z nim, czy jego oprogramowanie może tworzyć i przetwarzać e-faktury w sposób zgodny ze standardami.
- Szkolenie pracowników
Po znalezieniu odpowiedniego oprogramowania należy przeszkolić odpowiedzialny personel księgowy. Seminaria na temat ZUGFeRD i XRechnungen są oferowane np. przez regionalne izby handlowe. Oprócz aspektów prawnych szkolenia obejmują również praktyczne wskazówki dotyczące wdrażania oprogramowania we własnej firmie.
- Współpraca z doradcą podatkowym
W wielu firmach doradca podatkowy przejmuje dużą część prowadzenia księgowości. Mogą oni również tworzyć e-faktury (czy to XRechnung czy ZUGFeRD) i wysyłać je bezpośrednio do klienta. Przechodząc na e-faktury, wskazane jest, aby usiąść z doradcą podatkowym i omówić zakres, w jakim powinien on być zaangażowany w ten temat w przyszłości. Doradca podatkowy jest również ważny, ponieważ e-fakturowanie to nie tylko rozwiązanie techniczne do tworzenia i przesyłania faktur, ale także aspekty prawa podatkowego (sprzedaży) i integracja e-fakturowania z ogólnym procesem księgowym.
Powierz fakturowanie ekspertom
Szukasz polskiego biura rachunkowego, które pomoże Twojej firmie w Niemczech? Dobrze trafiłeś! Smuda Consulting to zespół doświadczonych praktyków, którzy świetnie znają niuanse niemieckiego prawa podatkowego oraz wymagania, które stawia niemiecki Finanzamt Tobie jako przedsiębiorcy.
Załatwiaj wszystkie sprawy związane z Twoją firmą po polsku!
