Masz firmę w Niemczech? Pamiętaj, że w momencie zatrudnienia swojego pierwszego pracownika masz obowiązek obliczyć i rozliczyć jego wynagrodzenie w ramach sporządzania listy płac, czyli Lohnabrechnung. Z tego artykułu dowiesz się, o czym powinieneś pamiętać jako pracodawca na niemieckim prawie w ramach obsługi kadrowo-płacowej.
Czym się różni Lohn od Gehalt w Niemczech?
W Niemczech ciągle funkcjonuje podział na tzw. Lohn oraz Gehalt. Oba słowa oznaczają wynagrodzenie, więc czym się różnią te pojęcia? Różnica ma podłoże historyczne. Wcześniej Lohn oznaczało wynagrodzenie dla robotników (pracowników fizycznych), a Gehalt wynagrodzenie dla pracowników biurowych (umysłowych). Stąd dzisiaj w Niemczech mówi się o Lohn jeśli wynagrodzenie wynika np. z wykonanej pracy czy produktów. Gehalt to natomiast stała miesięczna suma, którą reguluje umowa o pracę (niem. Arbeitsvertrag) lub zbiorowy układ pracy (niem. Tarifvertrag).
W tym konktekście jako pracodawca musisz wiedzieć, że terminologia jest zasadniczo dla Ciebie bez znaczenia. Możesz zatem spotkać się z takimi pojęciami jak Lohnabrechnung, Gehaltsabrechnung lub Entgeltabrechnung, które na koniec dnia będą oznaczać rozliczenie wynagrodzeń i sporządzenie listy płac dla Twoich pracowników. Niektóre programy rozróżniają jednak różne listy i to tam możesz napotkać na te pojęcia.
Odpowiadasz przed niemieckim fiskusem
Zanim zabierzesz się, za sporządzanie niemieckiej listy płac na własną rękę powinieneś być świadom swojej odpowiedzialności. Twoja firma odpowiada nie tylko przed pracownikami, ale i przed niemieckim urzędem skarbowym, czy ubezpieczycielami, którzy wymagają poprawności sporządzonych rozliczeń. Te mają bowiem wpływ na wysokość odprowadzanych składek oraz podatków.
Nie musisz wszystkiego jednak robić na własną rękę – możesz skorzystać z profesjonalnego oprogramowania lub pomocy doradcy. Z pomocą przyjdzie również biuro zajmujące się obsługą kadrowo-płacową firm w Niemczech (takie jak np. Smuda Consulting).
Lohnabrechnung, czyli niemiecka lista płac – tak to zrobisz dobrze
Jak przygotować Lohnabrechnung, czyli listę płac? Zasadniczo rozróżniamy cztery etapy dla obliczenia i rozliczenia wynagrodzenia ubezpieczonego pracownika w Niemczech:
- Obliczenie sumy brutto,
- Wyliczenie kwot podatków do odprowadzenia,
- Obliczenie składek na ubezpieczenie,
- Wyliczenie płacy netto oraz należnej pracownikowi kwoty.
Pamiętaj, że poniżej opisane kroki nie odnoszą się do pracowników pracujących na tzw. Minijob w Niemczech, czy dla płatności jednorazowych.
1. Obliczenie sumy wynagrodzenia brutto
Pierwszym krokiem w przypadku sporządzenia listy płac jest obliczenie sumy brutto (tzw. Gesamtbrutto). W tym celu zliczasz wynagrodzenie brutto (niem. Bruttolohn) oraz wszelkie inne składniki wpływające na wysokość wynagrodzenia brutto, np. premie i dodatki, które wypłacasz. Ich rozliczenie odbywa się na podstawie osobnego schematu.
Pamiętaj również o innych świadczeniach pracodawcy, jak np.:
- świadczenia kapitałowe,
- dodatki (np. za pracę w hałasie, lub w szkodliwym środowisku),
- świadczenia rzeczowe itd.
Dopiero po zliczeniu wszystkich składowych uzyskasz kwotę brutto.
2. Wyliczenie kwot podatków do odprowadzenia
Podatki (Lohnsteuer, Kirchensteuer), czy dodatek solidarnościowy musisz obliczyć dla każdego pracownika nie z sumy brutto (tzw. Gesamtbrutto) a z sumy podatku brutto (tzw. Steuerbrutto). Do tego musisz oczywiście określić wspomniane Steuerbrutto. Na poczet listy płac odejmujesz kilka składowych od sumy brutto (Gesamtbrutto):
- kwoty wolne od podatku, które figurują jako tzw. wskaźniki dochodowe (niem. Lohnsteuerabzugsmerkmale) w systemie ELStAm,
- ulgi ze względu na wiek (jeśli dotyczy),
- dodatki emerytalne (jeśli dotyczy).
Dodatkowo musisz uwzględnić wszelkie dochody pracownika, które nie podlegają pod opodatkowanie z tytułu podatku od wynagrodzenia Lohnsteuer. Te składowe nie są uwzględniane przy obliczaniu podatku od wynagrodzeń i musisz je odliczyć od wynagrodzenia brutto. Są to przede wszystkim:
- dodatki za pracę w niedzielę, święta oraz pracę w nocy do określonej kwoty,
- dodatek przedszkolny, dodatki na imprezy firmowe, bony itp,
- dodatki pracodawcy wpłacane na rzecz prywatnego ubezpieczenia zdrowotnego lub ubezpieczenia pielęgnacyjnego (z prawnym obowiązkiem opieki).
W rezultacie otrzymasz wynagrodzenie podlegające opodatkowaniu. Zgodnie z wskaźnikami dochodowymi z systemu ELStAM możesz odczytać z tzw. Lohnsteuertabelle kwoty, które jako pracodawca musisz odprowadzić w imieniu swojego pracownika na poczet podatku kościelnego, dochodowego, czy wysokość dodatku solidarnościowego.
3. Obliczenie składek na ubezpieczenie
Skoro mowa o kwotach wolnych – w przypadku ubezpieczenia społecznego nie ma w Niemczech takich. Jednak musisz pamiętać o wielu składowych wynagrodzenia, które nie podlegają oskładkowaniu. Te musisz odjąć od sumy brutto (niem. Gesamtbrutto), by później obliczyć wysokość składek.
Są to np.:
- dodatek przedszkolny,
- bony,
- dodatki dedykowane imprezom firmowym.
Dopłata pracodawcy do prywatnego ubezpieczenia zdrowotnego lub prywatnego ubezpieczenia pielęgnacyjnego, wynikająca z obowiązku ustawowego, jest również zwolniona ze składek.
Ważne!
Pamiętaj o granicy wymiaru składki (tzw. Beitragsbemessungsgrenze) przy rozliczaniu płac. Obliczone wynagrodzenie brutto pracownika uwzględniasz w ubezpieczeniu społecznym tylko do wspomnianej granicy wymiaru składki. Wynagrodzenie powyżej tej granicy nie jest oskładkowane.
Granice wymiaru składki na rok 2024 w Niemczech
| Rodzaj ubezpieczenia | Okres | Wschód kraju | Zachód kraju |
| Renten-/Arbeitslosenversicherung (RV/AV) | rocznie | 89.400 euro | 90.600 euro |
| miesięcznie | 7.450 euro | 7.550 euro | |
| Knappschaftliche Rentenversicherung | rocznie | 110.400 euro | 111.600 euro |
| miesięcznie | 9.200 euro | 9.300 euro | |
| Kranken- und Pflegeversicherung | rocznie | 62.100 euro | 62.100 euro |
| miesięcznie | 5.175 euro | 5.175 euro |
Na podstawie kwoty brutto na ubezpieczenie społeczne (tzw. Sozialversicherungsbrutto) wyliczasz odpowiednio wysokość składek na:
- ubezpieczenie chorobowe – Krankenversicherung,
- ubezpieczenie emerytalne – Rentenversicherung,
- ubezpieczenie na wypadek bezrobocia – Arbeitslosenversicherung,
- ubezpieczenie pielęgnacyjne – Pflegeversicherung.
Pamiętaj, że pracownicy pokrywają tylko połowę składki. Wyjątk? Indywidualna składka dodatkowa z kasy chorych oraz dodatek składkowy dla osób bezdzietnych w ubezpieczeniu pielęgnacyjnym.
4. Wyliczenie wynagrodzenia netto oraz należnej pracownikowi kwoty
Ostatni krok jaki przed Tobą, to wyliczenie płacy netto. Po tym jak uwzględniłeś ulgi podatkowe i odliczyłeś podatki, a także jak wyliczyłeś wysokość składek odejmujesz te pozycje od sumy całkowitej brutto (Gesamtbrutto). W ten sposób uzyskasz wynagrodzenie netto pracownika. Może dojść jednak do sytuacji w której będziesz musiał odliczyć kolejne składowe lub doliczyć dodatki, tak by uzyskać kwotę, którą przyjdzie Ci wypłacić:
Suma brutto (niem. Gesamtbrutto):
– Podatek od wynagrodzeń Lohnsteuer, podatek kościelny Kirchensteuer (jeśli pracownik należy do wspólnoty religijnej pobierającej podatki, do odczytania z systemu ELStAM) oraz, oraz dla niektórych pracowników jeszcze dodatek solidarnościowy obliczany z podstawy opodatkowania,
– Składka pracownika na ubezpieczenie zdrowotne (tylko przy ustawowym ubezpieczeniu zdrowotnym), ubezpieczenie emerytalne, ubezpieczenie na wypadek bezrobocia i ubezpieczenie pielęgnacyjne (tylko przy ustawowym ubezpieczeniu pielęgnacyjnym) obliczana z sumy do ubezpieczeń społecznych,
= wynagrodzenie netto
+ w przypadku prywatnego ubezpieczenia zdrowotnego – dopłata pracodawcy do składki,
+ w przypadku prywatnego ubezpieczenia pielęgnacyjnego: dopłata pracodawcy do składki,
+ koszty podróży zwolnione z podatku i składek (jeśli dotyczy),
– inwestycje kapitałowe (kwota przelewu), jeśli dotyczy,
– zaliczka, jeśli dotyczy (tylko jeśli została przyznana),
– wiadczenie rzeczowe (świadczenie niepieniężne), jeśli dotyczy,
– ewentualnie zajęcie wynagrodzenia (w przypadku egzekucji komorniczej z należności pracownika).
= kwota do wypłaty
Bądź terminowy – pamiętaj o meldunkach i przelewach
Wcześniej obliczone przez Ciebie składki oraz kwoty podatku musisz oczywiście terminowo zadeklarować, oraz odprowadzić do właściwego dla Twojej firmy urzędu skarbowego.
Lohnsteueranmeldung – od kiedy zależy termin składania deklaracji?
- Jeśli podatek dochodowy od wynagrodzeń w poprzednim roku kalendarzowym wyniósł łącznie więcej niż 5 000 euro, musisz zgłaszać najpóźniej 10. dnia po zakończeniu każdego miesiąca kalendarzowego, czyli 12 razy w roku.
- Jeśli podatek dochodowy od wynagrodzeń w poprzednim roku kalendarzowym wyniósł łącznie więcej niż 1 080 euro, musisz zgłaszać najpóźniej 10. dnia po zakończeniu każdego kwartału kalendarzowego, czyli 4 razy w roku.
- Jeśli podatek dochodowy od wynagrodzeń w poprzednim roku kalendarzowym nie przekroczył 1 080 euro, musisz zgłaszać najpóźniej 10. dnia po zakończeniu roku kalendarzowego, czyli raz w roku.
Równocześnie z deklaracją musisz odprowadzić podatek Lohnsteuer w jednej kwocie do niemieckiego urzędu skarbowego, który jest właściwy dla Twojej firmy.
Składki na ubezpieczenie społeczne w Niemczech, a terminy
Tak zwany termin wysyłki szacowanych godzin (niem. Termin für den Beitragsnachweis) przypada najpóźniej na dwa dni przez terminem uiszczenia składek. Kiedy trzeba zatem opłacić składki? Rozpiskę terminów znajdziesz w tym artykule.
Pamiętaj o odcinku wypłaty
Jako pracodawca jesteś zobowiązany do dostarczenia swoim pracownikom zrozumiałego dla nich odcinka wypłaty (w formie pisemnej – lub w formie elektronicznej z możliwością wydruku). Jesteś zwolniony z tego obowiązku, gdy dane nie uległy zmianie w porównaniu z ostatnim prawidłowym rozliczeniem. Niemiecki odcinek wypłaty musi zawierać co najmniej:
- obowiązkowe potrącenia (podatki, składki na ubezpieczenia społeczne) oraz
- kwotę do wypłaty.
Ważne!
W przypadku niemieckiego odcinka wypłaty (tzw. Lohnabrechnung) obowiązuje odbiór osobisty. To oznacza, że pracownik musi sam odebrać swoje dokumenty.
Zaufaj praktykom
Sporządzanie i rozliczanie płac oraz obliczanie i odprowadzanie podatku Lohnsteuer od pracowników zatrudnionych w Twojej firmie w Niemczech sprawia Ci trudności? Skorzystaj ze sprawdzonych rozwiązań i wiedzy praktyków!
Napisz lub zadzwoń:
Anna Symala
+48 606 237 610
a.symala@smuda-consulting.com
